Jede Menge Tipps gibt es in diesem Beitrag für dich, wie du ein BarCamp organisierst: Von der Einladung, über den Umgang mit Neu-BarCampern und die Sessionplanung bis hin zur Kommunikation während und nach dem BarCamp.

Passenderweise entsteht dieser Beitrag selbst nach einem BarCamp. Beim CastleCamp in Kaprun hielt ich am Wochenende eine Session über dieses Veranstaltungsformat. Die folgenden Inhalte basieren hierdurch auf meinen eigenen Erfahrungen sowie aus den Erfahrungen und Tipps der anderen Session-Teilnehmer.

 

1. Wie solltest du zu deinem BarCamp einladen?

• Nutze Kanäle, welche bereits da sind und welche als Kontakt zu potentiellen Teilnehmern bereits funktionieren. Wenn das eine Postkarte ist, dann muss es eben eine Postkarte sein.
• Erkläre den Begriff BarCamp. Was erwartet den Teilnehmer dort? Die Erklärung muss auf einen Blick deutlich sein. Im Zweifelsfall: Nenne das BarCamp Konferenz.
• Bitte bekannte Barcamper um ein Feedback und ihre Meinung, warum ein BarCamp toll ist. Das kann auch im Videoformat sein.
• Sprich potentielle Teilnehmer direkt an, ob sie an deinem BarCamp teilnehmen wollen.
• Sprich angemeldete Teilnehmer direkt an, ob sie noch Bekannte oder Kollegen mitbringen können/ wollen.
• Leg verschiedene Kategorien mit einer unterschiedlichen Teilnehmeranzahl fest, um so für eine gute Vielfalt der Teilnehmer zu sorgen (z.B. Regionen/ Orte, Unterkünfte, Attraktionen/ Sehenswürdigkeiten, Berater/ Agenturen, Buchungsplattformen, Blogger/ Presse).
• Verbinde Teilnehmer digital miteinander. Beispiele: Facebook-Veranstaltung, Einsatz von WhatsApp.

 

2. Wie kannst du Neu-Teilnehmern auf deinem BarCamp die Angst nehmen?

• Führe eine „Newbie“-Session bereits vor der Sessionplanung durch. Dann trauen diese sich eher, eine eigene Session anzubieten.
• Erkläre zum Einstieg die BarCamp-Regeln und welche Formen eine eigene Session haben kann (Vortrag, aber eben auch Diskussion, offene Frage).
• Eine schöne Idee von einem anderen BarCamp:

Alle aufstehen! Wer ist Barcamp-Neuling? Niedersetzen! Die, die stehen, können euch alle Fragen beantworten! #cczk15

— Günter Exel (@guenterexel) September 6, 2015

• Offensiv anbieten, dass für eine Session ein erfahrener BarCamper an die Hand gegeben werden kann.
• Bereits bei der Anmeldung die Hashtags der Teilnehmer mit abfragen und diese mit auf das Namensschild drucken. In der Hektik vergisst man schon mal schnell, seine wichtigsten drei Themen :) Die Hashtags auf dem Schild geben den Teilnehmern Sicherheit.
• Dass Namensschilder an Lanyards sich immer auf die falsche Seite drehen, kennst du, oder? Einfache Lösung: Namensschilder beidseitig bedrucken.

 

3. Was solltest du bei der Sessionplanung deines BarCamps beachten?

• Generell lehrt die Erfahrung aus verschiedenen BarCamps: Es kommen immer genug Sessions zusammen. Aber man weiß ja schließlich nie…
• Biete als erste Session eine Basics-Session an. Damit vermeidest du, dass in späteren Sessions gefragt wird, was Twitter oder Instagram ist. Und dass ihr hierdurch komplett vom eigentlichen Thema abkommt.

Jedes Mal merken wir aufs Neue: Vermeintliche Basics wie Twitter, Social Media sind immer gefragt. #cczk15

— Günter Exel (@guenterexel) September 6, 2015

• Sorge dafür, dass es ein Mikrofon gibt. Dann hört auch jeder, was die anderen so vorschlagen. Du hast ein Mikrofon und trotzdem versteht keiner etwas? Kommt vor, das Mikrofon muss schon ziemlich dicht an den Mund gehalten werden. Auf unserem TourismusCamp hat sich deshalb das Wurfmikro durchgesetzt. Super Sache!
• Habe eigene Sessionthemen in petto (hast du ja sowieso, oder?).
• Sprich Teilnehmer vorab direkt an, um sie nicht eine Session zum Thema XY  machen können.
• Gib bei den Räumen die Raumgröße an (10 Personen, 40 Personen…). Das erleichtert die Verteilung der Sessions auf die Räume.
• Session-Vorstellung: Weise darauf hin, dass die Sessiontitel deutlich benannt werden sollen und genau so auch auf dem Sessionplan landen. Manchmal steht man vor dem Sessionplan und erkennt die dortigen Themen nicht wieder.
• Mach die Zielgruppe der Sessions deutlich: Anfänger oder Fortgeschrittene?
• Da wird gerade eine reine Verkaufsveranstaltung angeboten? Das ist nicht Sinn und Zweck eines BarCamps. Der Moderator ist entsprechend in der Pflicht, dies zu unterbinden.
• Verschiebe die Sessionthemen nach der ersten Grobplanung noch ein bisschen. Dabei geht es darum, dass keine ähnlich gelagerten Sessions nebeneinander laufen. Buchungsplattformen vs. Blogbeiträge schreiben kann gerne nebeneinander laufen. Bloggerreise organisieren vs. Blogger Relations lieber nicht. Beim Verschieben gilt: nur innerhalb der jeweiligen Räume verschieben, nicht über die Räume hinweg.

 

4. Wie wird während des BarCamps kommuniziert?

• Für die Sessions brauchst du verschiedene Materialien: Flipchart mit verschiedenfarbigen Stiften, Pinnwände und Moderationskarten. Aber ebenso Beamer, falls jemand etwas auf dem Rechner zeigen möchte. Wobei ich es meist so sehe:

Technik oder nicht? Immer wieder machen wir die Erfahrung: Spontane Sessions bringen bessere Resultate. #cczk15

— Günter Exel (@guenterexel) September 6, 2015

• Sorge dafür, dass in jeder Session mindestens einer deiner Kollegen ist. Du möchtest schließlich wissen, was deine Partner bewegt. Dafür organisierst du das BarCamp ja.
• Ein funktionierendes WLAN hilft, damit Informationen aktiv auf den verschiedenen Social-Media-Kanälen geteilt werden. Steckdosen oder Mehrfachstecker ebenso.
• Weise überall – auf der Einladung, während der Einführung, vor Ort… – auf den Hashtag des BarCamps hin. Nicht-Teilnehmer können den Inhalten so virtuell folgen. Und du hast später eine vereinfachte Berichterstattung.
• Animiere deine Kollegen, in den Sessions und ebenso auf den sozialen Netzwerken aktiv zu sein.

 

5. Welche Feedbackmöglichkeiten kannst du nutzen?

• Der Klassiker: Nach dem BarCamp eine mündliche Feedbackrunde machen, in welcher jeder etwas sagen muss (und sei es nur „Ich schließe mich den anderen an.“).
• Print (und eventuell auch anonym möglich): Dem Sessionhalter nach seiner Session ein Positiv-/Negativ-Feedback auf Karten in die Hand drücken.
• Digital: Beim TourismusCamp 2015 setzten wir von Tourismuszukunft die App ExperienceFellow ein. Hintergründe gibt es im Blogbeitrag zu den Ergebnissen.

 

6. Wie kannst du die Ergebnisse deines BarCamps dokumentieren?

Generell gilt: auf einem BarCamp ist die Vernetzung das Ziel. Nicht die Erarbeitung konkreter Ergebnisse. An diesem Punkt unterscheiden sich Open Space Workshops und BarCamps voneinander. Dennoch: Möchtest du ein BarCamp für öffentliche Organisationen anbieten, müssen diese intern Überzeugungsarbeit leisten, damit sie den entsprechenden Tag nutzen können.

• Twittere aus jeder Session drei Haupt-Statements, die als Zusammenfassung der jeweiligen Session dienen.
• Schreibe die wichtigsten Ergebnisse der einzelnen Sessions auf Flipcharts und fotografiere diese.
• Lass deine Kollegen eine kurze Zusammenfassung in Form eines Mini-Blogbeitrags schreiben.
• Lass jeden Sessionhalter im Rahmen der Feedbackrunde eine kurze Zusammenfassung seiner Session geben.
• Animiere die Teilnehmer zum Bloggen über die Veranstaltung.
• Sammle und bündele im Nachhinein alle Informationen in Form eines Blogbeitrags, Storifys etc.
• Verlinke dort auch gezeigte Präsentationen, die Blogbeiträge anderer etc.
• Noch ein Tipp von Hubert: Stelle ein Snippet mit allen Sponsoren-Infos online zur Verfügung. Das vereinfacht deren Verlinkung.

Zu meiner BarCamp-Session vom CastleCamp gibt es gleich drei unterschiedliche Formen der Zusammenfassung. Alle haben ihre jeweiligen Vorteile. Schau einmal, was dir am ehesten liegt:

1. Dieser Blogbeitrag hier.
2. Der Twitter-Rückblick als Storify von Günter. Danke an Günter für das aktive Twittern! Die Zusammenfassung hat super noch mal als Gedankenstütze für diesen Beitrag funktioniert! Übrigens: Du kannst Günter auch als Live-Reporter für dein Event buchen. Infos gibt es hierzu bei ihm auf GuenterExel.com.
3. Die Live-Sketchnotes von Beate. Danke an Beate für die auf den Punkt gebrachte Zusammenfassung! Alle ihre Eindrücke vom CastleCamp findest du in ihrem Blogbeitrag. Infos dazu, warum und wie sie ihr Live-Blogging anstellt, gibt es in diesem Bloginterview mit ihr.

 

Mehr Informationen zu BarCamps im Tourismus

Alle meine Beiträge über BarCamps findest du unter www.kristinehonig.de/tag/barcamp/. Außerdem gibt es hier noch weiterführende Informationen zu den BarCamps vom Tourismusnetzwerk Rheinland-Pfalz und dem TourismusCamp Niederrhein der IHK Mittlerer Niederrhein:

• Website des Tourismusnetzwerk Rheinland-Pfalz
• Rückblick auf das 1. BarCamp Tourismusnetzwerk Rheinland-Pfalz (Tourismuszukunft-Blog)
• Rückblick auf das 2. BarCamp Tourismusnetzwerk Rheinland-Pfalz (Tourismuszukunft-Blog)
• Rückblick auf das 2. BarCamp Tourismusnetzwerk Rheinland-Pfalz (mein Blog)
• Website des TourismusCamp Niederrhein
• Rückblick auf das 1. TourismusCamp Niederrhein (mein Blog)

 

Barcamps und du?

Du überlegst, ob ein BarCamp auch etwas für dich ist? Auf jeden Fall! Katharina präsentiert in diesem Blogbeitrag 7 Gründe, warum du ein BarCamp besuchen solltest. Ich unterschreibe alle diese Gründe. Schau mal auf der BarCamp Liste vorbei, ob in deiner Nähe ein interessantes ist.

Du bist an der Durchführung eines eigenen BarCamps interessiert? Dann melde dich gerne einfach bei mir.

 

Danke!

Herzlichen Dank an Rainer für die Organisation des CastleCamps!

Und herzlichen Dank an die Sponsoren für die Unterstützung: SalzburgerLand Tourismus GmbH – Österreich Werbung – Traum Ferienwohnungen – Peer.TV – Simedia – IS Neumann – WIIF GmbH – elements.at – Stiegl – Spar – Active by Leitner’s – Wenger & Partner – GEIOS – Cablelink – Familie Schärf

Das könnte dich auch interessieren:

• Das CastleCamp Kaprun und die Reiseblogger #cczk14
• Barcamps im Tourismus: Formen, Organisation, Linktipps
• Veranstaltungstipps 2016 im Tourismus: Konferenzen, BarCamps, Seminare
• Kommende Termine: Barcamps, Regionaltreffen & Co
• Raumgestaltung bei Barcamps: gerne einfach anders