Ich habe vor kurzem meinen Tourismuszukunft-Kolleg*innen gezeigt, wie ich Trello als Projektmanagement-Tool nutze. Dabei habe ich es doch tatsächlich geschafft, Günter mit meiner Struktur zu beeindrucken. Und sagen wir es mal so: dafür braucht es schon einiges.
Da ich immer öfter auch von meinen Kund*innen höre, dass sie Trello im Unternehmen im Einsatz haben, hier einmal ein Einblick, wie diese Nutzung bei mir aussieht. Vielleicht passt dies ja auch zu deinen Anforderungen.
Grundlage: Die generelle Struktur bei Trello
Erst einmal kurz zum generellen Aufbau von Trello:
- Innerhalb von Trello können verschiedene Boards eingerichtet werden, vergleichbar vielleicht mit mehreren Aktenordnern oder Tabellen.
- In einem Aktenordner unterteilst du die verschiedenen Inhalte mit Trennblättern, in Tabellen durch Spalten. Bei Trello übernehmen Listen diese Funktion.
- Innerhalb der Listen kannst du wiederum – wie in einem Aktenordner hinter dem Trennblatt oder in einer Tabelle in den einzelnen Feldern – unterschiedliche Inhalte platzieren, und zwar über sogenannte Karten.
Beispiel-Board in Trello mit verschiedenen dargestellten Funktionalitäten
Trello selbst hat einen perfekten Leitfaden geschrieben, wie dieses Tool funktioniert und was du alles wie damit machen kannst.
Einblick in mein Trello
Hauptsächlich nutze ich Trello für meine beruflichen Projekte, in deutlich geringerem Maße – auch wenn die Anzahl Boards etwas anderes signalisiert – jedoch ebenso für private Angelegenheiten.
Trello: Überblick meiner Boards
Mein wichtigstes Trello-Board: To do
Ich habe ein Board, in welchem ich all meine aktuellen To do’s speichere. Um den Überblick zu behalten, erfolgt die Sortierung nach Zeitschiene. Die erste Liste habe ich „Heute“ genannt, die nächste „diese Woche“, dann kommt der aktuelle Monat und dann die Folge-Monate. Die wichtigste Liste ist aber natürlich „Done“. Hier wird alles hinein verschoben, was erledigt ist.
Was ich hieran gut finde:
- Inhalte weiter hinten im zeitlichen Ablauf kann ich entspannt ignorieren.
- Das einfache Verschieben via „Drag and Drop“ macht es unkompliziert, Aktivitäten in der Zeitschiene nach vorn oder hinten zu verschieben.
- Aufgaben, die zeitlich gesehen noch recht weit weg liegen, sind oft inhaltlich noch sehr grob. Je weiter die Aufgaben nach vorn rutschen, um so konkreter werden meist die Inhalte innerhalb der einzelnen Karten.
Die Struktur der To-do-Karten
Eine Karte kann so ziemlich alles beinhalten: ein Foto, Texte, eine Checkliste, einen Anhang. Die Inhalte werden sichtbar, sobald man auf diese klickt. Hier ein fiktives Beispiel:
Trello: Karte (Beispiel)
Ich selbst nutze sehr viel die Checklisten-Funktion: Welche einzelnen Beiträge muss ich für dieses Projekt schreiben? Welche einzelnen Punkte muss ich vorbereiten? Was muss ich mitnehmen? Schön hierbei: Diese Punkte können ganz im Sinne einer Checkliste natürlich auch abgehakt werden (Und nein, für Blogbeiträge mache ich an sich keine Checklisten für die einzelnen Bestandteile….).
Ebenso wichtig für mich: die Beschreibung. Für einen Vortrag oder ein Seminar notiere ich hier beispielsweise oft die Rahmenbedingungen (wie viele Leute? Hintergrundwissen? Erwartungen?). So habe ich alle wesentlichen Informationen an einem Ort und brauche mich nicht durch verschiedene E-Mails etc. durcharbeiten. Und: ich brauche mir Inhalte, beispielsweise aus einem Briefing-Telefonat für einen Vortrag, nicht über Monate hinweg zu merken – in Trello speichern und einfach wieder hervorholen, wenn ich es brauche.
Noch nicht allzu lange aber deshalb nicht weniger begeistert nutze ich die Möglichkeit, den einzelnen Karten über Farben bestimmte Labels zuzuordnen:
- Gelb = Telefonat
- Grün = warten auf Feedback
- Blau = kann ich gut im Zug machen
- Schwarz = ein Termin
Dies hilft mir, meine Arbeit klarer zu strukturieren, Beispielsweise Telefonate in einem Schwung hintereinander zu führen. Auf einer längeren Zugfahrt auf einen Blick zu sehen, welche Aufgaben ich mir hier am besten vornehmen kann.
Natürlich kannst du den verschiedenen Farben ganz individuelle eigene Labels zuordnen.
Mein Trello-Board: Rechnungen
Neben den einzelnen Aufgaben brauche ich auch einen Gesamtüberblick über meine Projekte. Das bilde ich in meinem Board „Rechnungen“ ab. In der ersten Liste in diesem Board stehen aktuelle Angebote. Es folgen Projekte, die „in Arbeit“ sind, dann Projekte, für welche bereits die „Rechnung gestellt“ ist und zuletzt diejenigen, für welche die Rechnung „bezahlt“ ist.
Auf diese Art vergesse ich einerseits nicht, Rechnungen über abgeschlossene Projekte zu verschicken. Andererseits sehe ich ebenso auf einen Blick, was an Angeboten aktuell draußen ist, mit welchen zukünftigen Projekten ich also idealerweise noch rechnen kann.
Gut zu wissen: Apps
Trello kann sowohl über den Webbrowser aufgerufen, jedoch ebenso über Apps für Smartphone und Desktop bedient werden. Praktisch!
Trello als Team-Tool
Auch im Team von Tourismuszukunft nutzen wir mittlerweile Trello.
Die Sortierung der Listen findet im Team zum Teil ebenso basierend auf einem Zeitstrahl statt (gilt für das Board „Colivings“, in welchem wir einen Überblick der geplanten persönlichen Treffen nach Monaten erstellen), zum Teil jedoch auch nach Personen (gilt für das Board „Aufgaben“ – Wer ist wofür verantwortlich? Welche internen Aufgaben liegen aktuell bei wem?).
Bei der Nutzung von Trello durch ein Projektteam, empfinde ich das Taggen von Personen als eine absolut notwendige Funktion. Werde ich auf einer Karte markiert, erhalte ich per E-Mail sowie ebenso innerhalb von Trello einen Hinweis hierüber. Öffne ich das Board, sehe ich direkt mein Foto auf der entsprechenden Karte.
Gerade wenn mehrere Personen eine gleiche Aufgabe erledigen müssen, empfinde ich das Taggen als sinnvoll: Die Aufgabe wird nur einmal angelegt, alle Zuständigen markiert. Habe ich die Aufgabe für mich erledigt, lösche ich meine Markierung aus der Karte. Für alle anderen ist damit klar: Ich habe die Aufgabe durchgeführt. Ein separates Nachhaken ist dann nicht mehr notwendig.
Trello privat genutzt
Wie eingangs bereits geschrieben, ist meine private Nutzung von Trello eher sporadisch.
Ja, ich sammle hier schon mal Linktipps oder Städtenamen für anstehende Urlaube. Ich sammle Rezeptideen. Und Ausflugstipps. Aber ehrlich gesagt: so richtig notwendig und vor allem stringent ist das alles nicht, mehr Spielerei. Gerade auch, weil konkrete private To do’s ebenfalls in meinem allgemeinen To-do-Board landen – die Verschmelzung von Arbeit und Privatem also auch hier, bei Trello.
Was Trello sonst noch so kann
Trello hat noch wesentlich mehr Funktionen, die ich selbst allerdings nicht oder kaum nutze, die aber für dich von Interesse sein können:
- Fristen integrieren. Nähert sich die von dir angegebene Frist, wird dies auf der Karte gelb markiert, beim Überschreiten rot. Für mich persönlich nicht weiter notwendig, da ich Deadlines lieber über die einzelnen Listen oder den Titel der Karte angebe. Gerade für Teams und wenn die Struktur deines Boards nicht auf einer zeitlichen Einordnung basiert, ist diese Fristenfunktion jedoch überaus sinnvoll.
- Verschiedene Regeln aufsetzen im Sinne von „wenn dies – dann das“. Ob ein automatisches Verschieben in bestimmte Listen, das automatische Hinzufügen individueller Checklisten etc. – vieles ist hier möglich, um die Abläufe zu optimieren.
- Trello bietet verschiedene (kostenpflichtige) Power-ups, wie die Anzeige der Karten in einer Matrix-Optik oder in Form eines Kalenders, die Verknüpfung mit anderen Tools wie Google Drive oder Slack, die Individualisierung durch „Custom Fields“ usw. Schau mal rein, was für dich hiervon sinnvoll ist.
Meine Kund*innen im Tourismus nutzen Trello zu einem großen Teil für die Planung sowie Abstimmung ihrer Social-Media- bzw. generellen Content-Aktivitäten (gerade auch, wenn externe Akteure integriert sind). Personen taggen, Fristen setzen, farbliche Markierungen nutzen, hochladen von Fotos – all dies hilft ihnen hierbei. Doch auch für ihr generelles Projektmanagement oder für die konkrete Umsetzung ausgewählter größerer Projekte wird Trello eingesetzt.
Nutzt du Trello? Wofür? Ich bin gespannt.