In meinem Job führe ich viele Workshops durch. Ich habe nicht mitgezählt, wie viele Post-its und Moderationskarten hier bereits beschrieben wurden. Mittlerweile nutze ich selbst für eigene Konzeptionen und Planungen immer öfter Workshopmaterialien bis hin zum Whiteboard, um die eigenen Gedanken und Ideen zu strukturieren. Denn genau das tun all diese Materialien: Sie helfen beim Denken.
Und das Schöne dabei: alle diese Materialien haben ihre eigenen Charakteristika, die sie für bestimmte Methoden ideal machen.
Flipcharts: Was einmal drauf steht, steht.
Das Hochformat ist aus meiner Sicht vor allem für Listen gut geeignet.
Wichtig: Stifte, die auch tatsächlich schreiben, fett schreiben. Gerne in verschiedenen Farben. Und ebenso wichtig: Klebeband, um beschriebene Flipcharts an irgendwelche Wände oder Fenster hängen zu können, damit die Inhalte im Laufe des Tages nicht verlorengehen.
Flipcharts nutze ich besonders gern, um die Erwartungen der Teilnehmer*innen zu Beginn eines Workshops zu dokumentieren und im Laufe des Workshops diese Punkte weiter im Blick zu haben. Das Flipchart ist damit in erster Linie eine Dokumentation gemeinsamer, offener Diskussionen in der Runde. Gerade in Seminaren werden die Flipcharts jedoch ebenso zu meinem eigenen Notizzettel, um Zwischenfragen nicht zu vergessen, die aktuell nicht so recht passen. Und natürlich sind Flipcharts wunderbar dazu geeignet, um Sessions auf Barcamps zu dokumentieren: Einfach die wichtigsten Ergebnisse als Stichpunkte aufschreiben – fertig.
Auch bei internen Besprechungen kannst du gut ein Flipchart einsetzen, um die gemeinsam entwickelten Ideen oder offene Fragestellungen zu visualisieren. Ebenso perfekt dafür geeignet, um im Verlauf einer Besprechung direkt die To do’s zu notieren, sodass alle in der Runde diese deutlich wahrnehmen.
Post-its: Hierhin kleben oder dahin.
Das simple, flexible Verschieben von Post-its sorgt dafür, Inhalte immer wieder neu strukturieren zu können. Unterschiedliche Farben können ergänzend unterschiedliche Ausrichtungen der Inhalte darstellen.
Wichtig: Stifte, die auch tatsächlich schreiben, aber nicht allzu fett – schließlich ist der Platz auf einem Post-it begrenzt. Und es braucht passende Wände zum Aufkleben: möglichst glatt, also keine Moderationswand mit Filzbezug.
Das simple Verschieben-Können von Post-its ist genial. Perfekt, zum erstmal Inhalte generieren, brainstormen und dann sortieren. Die kleinen Zettel sind außerdem super dazu geeignet, die Teilnehmer*innen ihre eigenen Ideen aufschreiben zu lassen, bevor diese in der großen Gruppe geteilt werden.
Bei internen Besprechungen oder Diskussionen können Post-its in gleicher Weise dafür genutzt werden, dass alle erst einmal ihre eigenen Gedanken aufschreiben und diese dann gemeinsam teilen und diskutieren. Post-its sind aber ebenso ideal, um eigene Gedankengänge und Ideen für sich selbst besser zu visualisieren. Mittels Post-its mit unterschiedlichen Farben, die du auf deinem Schreibtisch hin- und herschieben kannst, geht das auf jeden Fall besser als direkt in irgendeinem Word-Dokument.
Moderationskarten: Raum für Inhalt.
Moderationskarten sind ein bisschen wie Post-its – aber doch anders. Zum einen sind Moderationskarten normalerweise größer und bieten deshalb mehr Platz für umfangreichere Inhalte. Die verschiedenen Farben und Formen helfen ebenso zur Strukturierung. Prinzipiell können auch Moderationskarten neu sortiert und verschoben werden, allerdings im Vergleich zu Post-its aufgrund der zum Anbringen notwendigen Pins weniger komfortabel.
Und auch hier gilt: Stifte sind wichtig, die auch tatsächlich schreiben. Und Moderationswände. Und natürlich Pins. idealerweise jedoch keine Pinnadeln, sondern die Push-Pins mit dem großen Kopf. Warum, wird schnell deutlich, wenn du am Ende zweier Workshoptage die zig Moderationskarten schnell von den Wänden entfernen willst…
Praktisch in diesem Zusammenhang die selbstklebenden Moderationskarten, welche die Vorteile von Post-its und Moderationskarten miteinander verbinden.
Moderationskarten nutze ich meist bei Workshops, in denen die Inhalte etwas umfangreicher sind (zum Beispiel bei Customer-Journey-Workshops) bzw. wenn die Inhalte einmal hingehängt auch hängen bleiben. Ähnlich wie bei Post-its sind auch diese Karten perfekt, um die Teilnehmer*innen erst einmal individuell denken und schreiben zu lassen.
Was für Post-its gilt, gilt auch für Moderationskarten: ideal für interne Besprechungen und Diskussionen. Ebenso kannst du Moderationskarten für ein eigenes Ideen-Board nutzen, welches du ständig anpasst und ergänzt.
Klebepunkte: Schnelle Visualisierung.
Kennst du das, wenn sich eine Diskussion im Kreis dreht? Die Fürsprecher hierfür und die Fürsprecher dafür… Über Klebepunkte bekommst du ein schnelles und vor allem visuelles Feedback, welche Inhalte in welchem Umfang bevorzugt werden. Ob mit verschiedenen Farben für „ja“ versus „nein“ oder einfach als getroffene Auswahl – alle Teilnehmer*innen können auf einen Blick die Bedürfnisse der Gruppe sehen. Das Schöne dabei: Auch die ruhigen Workshopteilnehmer*innen kommen „zu Wort“ und gehen mit ihrer Meinung nicht unter.
Klebepunkte sind perfekt, um eine Priorisierung vorzunehmen, eine Auswahl zu treffen. Nach dem Brainstormen mit dem Einsatz von Post-its oder Moderationskarten geben die Punkte meist sehr klar das weitere Vorgehen vor bzw. reduzieren die Diskussionspunkte enorm. Klebepunkte zeigen sehr deutlich, wenn es zwei etwa gleich große „Lager“ in der Gruppe gibt, die – aus unterschiedlichen Gründen – für verschiedene Varianten plädieren.
Whiteboards: Die Alleskönner.
Whiteboards sind für mich mittlerweile eine Art „all in one“. Es können Post-its darauf geklebt oder Moderationskarten mit Hilfe von Magneten darauf angebracht werden. Es können Stichpunkte auf das Whiteboard aufgeschrieben werden – und genauso schnell wieder weggewischt. Verschiedene Stiftfarben oder Magnetfarben tragen zur Strukturierung bei.
Was mir bei den meisten Whiteboards im Vergleich zu Flipcharts und Moderationswänden noch gefällt: Whiteboards sind meist deutlich größer und im Querformat. Mehr Raum, mehr Komfort beim Schreiben, mehr Flexibilität.
Im Juli habe mir ein Whiteboard für mein eigenes Homeoffice gekauft. Hierauf entwerfe ich die Konzepte für Ausschreibungen oder meine Workshops, ich erstelle Mindmaps und Listen. Früher habe ich hierzu Moderationskarten und Post-its auf meinem Küchentisch verteilt. Ging auch gut – aber spätestens zum nächsten Essen (also normalerweise noch am gleichen Tag…) sollte der Tisch dann doch wieder leer sein. Das Gute am Whiteboard im eigenen Büro: Es kann einfach alles darauf stehen bleiben. Im Zweifelsfall habe ich sogar noch eine leere Rückseite zum Beschreiben für ein anderes Projekt. Was mir bei der Arbeit mit dem Whiteboard ebenso sehr deutlich aufgefallen ist: Wie stark das Stehen einen Einfluss auf die Kreativität hat. Mag ich.
Falls du bei dir im Unternehmen Wünsche für deine Bürogestaltung äußern kannst: Bestell dir ein Whiteboard. Es ist einfach extrem flexibel und kombiniert alle Vorteile der anderen Moderationstools miteinander. Schön auch, wenn unterschiedliche Kolleg*innen gemeinsam hieran arbeiten und die Inhalte entsprechend ergänzen.
Wichtig: Alle Tools sind nur Mittel zum Zweck
Egal, ob Flipchart, Post-its, Moderationskarten oder Whiteboards – all diese Tools sind nur Mittel zum Zweck und können auch nur dies sein. Das Denken, Strukturieren, Bündeln, Aktualisieren nehmen dir diese Materialien nicht ab. Aber sie können dabei helfen. Nutze hierfür ihre verschiedenen Charakteristika, nutze die verschiedenen angebotenen Größen, Formen und Farben. Und nutze ebenso die Möglichkeit, mit Hilfe dieser Materialien alle Teammitglieder zu integrieren.
Auch fürs Projektmanagement (z. B. im Sinne von Kanban oder Scrum) kannst du mit Moderationsmaterialien arbeiten. Alle im Team können sehen, was gerade zu tun ist, wer sich womit beschäftigt, wie der aktuelle Stand ist. Natürlich gibt es hierzu digitale Alternativen. Ich selbst nutze beispielsweise Trello. Das liegt jedoch daran, dass ich mein „Büro“ aufgrund meiner Beratungstätigkeit quasi immer in Laptop und Smartphone mitnehme. Generell glaube ich jedoch, dass gerade in einem gemeinsamen Büro eine große, analoge Projektwand zu mehr Verantwortungsgefühl und innerer Bindung des Teams führt, als ein digitales Projektmanagement. Aber auch hier gilt: Probiere es einfach aus. Was funktioniert wie am besten für dich und dein Team?